Enkelte opplysninger skal unntas offentlighet, andre kan unntas eller er taushetsbelagte. Dette gjelder bl.a. det som angår noens personlige forhold, interne dokumenter og forretningshemmeligheter mv. Slike tekstdokumenter ligger ikke på postlista. Dersom deler av et dokument er unntatt offentlighet, opprettes en offentlig variant som legges på postlista. For at et dokument kan unntas fra offentlighet, må det hjemles i lovverket.